Click & Buy

Etwa 28 000 Bestellungen im Jahr mit jeweils mehreren Positionen für Labormaterial – z.B. Säuren, Chemikalien, Pipetten, Petrischalen, Gele, Farbstoffe, Spritzen, Lösungsmittel – in einem Umfang von ca. 23 Millionen Euro sind für die wissenschaftliche Arbeit im Deutschen Krebsforschungszentrum notwendig. Die Beschaffungsabteilung in der Verwaltung hat für die Unterstützung der Wissenschaftler jetzt mit SAP-Bausteinen ein automatisiertes Bestellverfahren entwickelt, das das einzige bisher funktionierende System für Forschungszwecke im öffentlichen Sektor darstellt.

Bestellsysteme für Büromaterial und ähnliches sind bereits in Industrie und Forschung einsetzbar. Eine Unterstützung von Wissenschaftlern in ihrer Forschungsarbeit durch ein Angebot, das dezentral vom Arbeitsplatz aus Labor-Bestellungen ermöglicht, ist neu.

In einer Bildschirmmaske sind alle Beschaffungsabläufe zusammengefasst. Damit ist der Zugang sind vor allem Direktbestellungen beim Lieferanten, aber auch Bestellungen an das interne Lager und den internen Einkauf möglich. Dem Wissenschaftler wird die Chance gegeben, entsprechend den Bedürfnissen seiner Arbeit Materialien auszuwählen, Angebote, Preise und Dienstleistungen miteinander zu vergleichen.
Die Arbeit der Beschaffungsabteilung besteht in der Verknüpfung aller Abläufe in einer umfassenden Lösung. Sie umfasst natürlich auch Rahmenverträge mit Lieferanten, direkten Zugang zu Warenkatalogen und ein Kommunikationssystem, das alle Beschaffungsvorgänge vollständig im EDV-System abbildet. Das System ist seit vier Monaten im Einsatz. Seine Inhalte und der Benutzerkreis werden kontinuierlich erweitert.

Das Deutsche Krebsforschungszentrum gehört mit dieser Entwicklung nicht nur zu den Pionieren im öffentlichen Sektor, es ist die erste Einrichtung außerhalb der Industrie, in der der Einsatz eines Business to Business (B2B)-Bestellsystems mit so speziellen Aspekten wie dem einer nahezu vollständig automatisierten Kontierung, der vollständigen Integration in das SAP/R3- System einschließlich Haushaltsmanagement und Budgetierung sowie vor allem der Abdeckung eines sehr speziellen Bedarfsspektrums durch einen Multi-Supplier-Katalog gelungen ist.
Denkbar wäre der Einsatz eines solchen Systems auch in anderen Institutionen mit ähnlichem Bedarf, zum Beispiel in Universitäten und Forschungseinrichtungen. Das Zentrum steht einer solchen Mitbenutzung durch andere offen gegenüber. Damit käme man dem Ziel einer Vernetzung von Beschaffungsaktivitäten näher.

Wichtiger Grund für die Entwicklung eines dezentralen Bestellsystems ist u.a. die hohe Spezialität der Produkte des Forschungsbedarfs. Es kann z.B. durchaus sein, daß Wissenschaftler und Lieferanten das gleiche Material meinen, es jedoch auf erforderlichen Belegen, wie Bestellung, Lieferschein und Rechnung, unterschiedlich beschreiben. Dies verursacht oftmals Probleme, da oft unklar ist, ob bestelltes, geliefertes und in Rechnung gestelltes Material übereinstimmt. Durch die Optimierung von Beschaffungsabläufen in einem automatischen Online-System werden außerdem Prozesskosten reduziert, da der Wissenschaftler sich aufwendige Eingaben, die ein großes Maß edv-technischer und buchhalterischer Kenntnisse voraussetzen, sowie vielfältige Abstimmungsnotwendigkeiten mit der Verwaltung sparen und wertvolle Zeit gewinnen kann.

Die Grundlage für das Business-to-Business (B2B)-Bestellsystem stellt ein Multi-Supplier-Katalog dar, in dem der Einkauf Daten mehrerer Lieferanten – auch und gerade von Wettbewerbern – plaziert. Parallel dazu stehen für andere in sich abgeschlossene Produktbereiche auch Fremdkataloge zur Verfügung, die in das B2B-System eingebunden sind. Eine Besonderheit des im Krebsforschungszentrum entwickelten Systems ist die hohe Komplexität der im Katalog erfassten Sortimente, deren hochspezifische Produkte für die biomedizinische Grundlagenforschung gebraucht werden. Alle Transaktionen können mit einer einheitlichen Eingabemaske abgewickelt werden. Eine Suchmaschine und die Möglichkeit, Preisvergleiche durchzuführen und einmal angelegte Warenkörbe zu speichern, erhöhen den Bedienungskomfort zusätzlich. Anhand der eingegebenen Benutzerberechtigung weist das System dem bestellenden Wissenschaftler automatisch seine Kostenstelle und die ihm zur Verfügung stehenden Mittel aus.

Eine ausführliche Darstellung finden Sie als Anlage zur Pressemitteilung.