e.biss - Bestellkomfort aus einer Hand
Innovativer Einkauf für die Spitzenforschung: Beschaffung im Deutschen Krebsforschungszentrum und in einer Einkaufskooperation mit dem elektronischen Bestell-, Informations- und Servicesystem e.biss
Das im DKFZ entwickelte und seit 2001 verfügbare Bestellsystem „e.biss" ist speziell auf die besonderen Anforderungen in Wissenschaft und Forschung zugeschnitten und bildet alle Beschaffungsprozesse ab. Angebunden an das zentrale SAP-Warenwirtschaftssystem der DKFZ-Administration ermöglicht es den Anwendenden, den Großteil an Produkten und Dienstleistungen für den Laborbetrieb sowie den administrativen Bedarf selbst und direkt zu bestellen. Hierzu sind mehr als sieben Millionen Katalogdaten von den wichtigsten Lieferanten des DKFZ verfügbar sowie externe Webshops für konfigurierbare wissenschaftliche Produkte an e.biss angebunden. Hinweise auf aktuelle Rabatt-Aktionen, Suchfunktionen, FAQ-Datenbank, persönliche Favoriten für häufig benötigte Artikel und die Möglichkeit, Artikel verschiedener Lieferanten zu vergleichen, machen es den Nutzenden zudem leicht, den Überblick zu bewahren. Auch Waren aus dem hauseigenen Zentrallager und dem Chemikalienlager sind über e.biss bestellbar. Etwa 80 Prozent aller Bestellungen des DKFZ erfolgen dezentral und werden direkt elektronisch an den Lieferanten übermittelt. Das vereinfacht den Beschaffungsprozess erheblich und spart Zeit und Kosten. Gleichzeitig erfolgt die Verbuchung nach Warengruppen und Sachkonten vollautomatisch. Zum Komfort von e.biss zählt außerdem eine personalisierte Benutzerpflege hinsichtlich Kontierungen und Anlieferstellen.
Für alles, was nicht in einem Lieferantenkatalog verfügbar ist, können die Nutzenden sogenannte Freitextpositionen anlegen. Hierzu stehen in e.biss in Abhängigkeit der Warengruppe vorgefertigte Freitextartikel bereit, in denen individuelle Informationen abgefragt werden, die für die spätere Bearbeitung und Beschaffung erforderlich sind. Diese, sowie grundsätzlich alle Investitionen oder Dienstleistung werden dann durch Mitarbeitende im Facheinkauf bearbeitet. Je genauer und aussagekräftiger der Bedarf beschrieben ist, desto schneller können die Einkaufswagen in Bestellungen umgesetzt werden. Der Facheinkauf steht auch mit Rat und Tat zur Seite, wenn es darum geht, Leistungsbeschreibungen oder Ausschreibungen zu formulieren, suchen im Auftrag der Bestellenden nach dem besten Angebot und verhandeln mit Lieferanten. Gerade bei größeren Beschaffungsvorhaben lohnt es sich, den Einkauf möglichst früh einzubeziehen.
Eine weitere große Stärke von e.biss liegt in der Transparenz des Beschaffungsprozess. Bereits bei der Erstellung eines Einkaufswagen in e.biss erhalten Anwendende eine Vorschau über den weiteren Beschaffungsprozess. Daraus lässt sich die weitere Bearbeitungszeit abschätzen. Es besteht außerdem die Möglichkeit eigene Einkaufswagen im laufenden Prozess zu überwachen und direkt mit allen bearbeitenden Stellen integriert zu interagieren.
Das e.biss-Bestellsystem hat neben dem DKFZ auch Einzug in andere Forschungseinrichtungen der Helmholtz-Gemeinschaft gehalten und sich zu einem Best-Practise-Modell etabliert. Auf strategischer Ebene hat sich ein Lizenz- und Kooperationsmodell entwickelt, an welchem aktuell 12 weiteren Einrichtungen partizipieren. Operativ bilden die Teilnehmer eine Einkaufskooperation, welche Inhalte und Rahmenbedingungen von e.biss gemeinsam verhandelt oder ausschreibt. Für die Teilnehmenden ist dies ein großer Gewinn, sie profitieren insbesondere von günstigeren Preisen und Konditionen, die sich nur gemeinsam realisieren lassen. Und nicht zuletzt gilt auch für den administrativen Bereich von Forschungseinrichtungen, dass einrichtungsübergreifende Zusammenarbeit und Erfahrungsaustausch wertvolle Erfolgsfaktoren sind.
Ausgewählte Vorteile von e.biss auf einen Blick:
• vollständige Digitalisierung des Beschaffungsprozesses frei von Medienbrüchen und Papier
• eine einheitliche Anwendung für alle Beschaffungsprozesse
• umfangreiche Such- und Vergleichsfunktionen
• maßgeschneiderter dynamischer Kataloginhalt
• effiziente Zusammenführung der Stärken von zentraler und dezentraler Beschaffung
• individualisierbare Informations- und Berechtigungsworkflows
• stimmige Daten im Bestellungs- und Rechnungsprozess
• automatisierte Kontierungslogik und Budgetprüfung
• ausschließlich elektronische Bestelldatenübertragung an die Lieferanten
• Überwachungsfunktionalitäten
• Vermeidung von Benutzungsentgelten für elektronische Marktplätze
• vollständige Integration in die technische Systemlandschaft des DKFZ
• Einhaltung des Vergaberechts