e.biss - Bestellkomfort aus einer Hand

Zur Abwicklung aller Beschaffungsvorgänge nutzt das DKFZ das Bestellsystem e.biss. Dieses unterstützt die dezentrale Beschaffung, bei der die Wissenschaftler aus einem hoch spezifizierten Katalog mit über 80 verschiedenen Lieferanten und mehr als 5,5 Mio. Artikeln schnell und präzise den Bedürfnissen angepasst bestellen können, und verknüpft diese optimal mit den strategischen Vorteilen eines zentralen Einkaufs.

Der Pool aus Lieferanten und Artikel basiert auf einheitlichen Rahmenverträgen, die zwischen dem DKFZ und den Lieferanten geschlossen wurden. Der Einkauf sorgt so für ein maßgeschneidertes Angebot und kann aufgrund der Transparenz für die gesamte Einrichtung jederzeit das Angebot an den Bedarf anpassen sowie hierfür die best möglichen Konditionen erzielen.

Eine zusätzliche Serviceleistung des Systems liegt in der Nutzung von Links zu Fremdkatalogen. Im Bereich der konfigurierbaren Produkte für den Laborbetrieb (Oligosynthesen) ist die Auswahl und Übernahme von Artikeln aus einem externen Webshop sowie die anschließende Buchung im eigenen Warenwirtschaftssystem möglich.

Darüber hinaus ermöglicht es e.biss Reservierungen von Artikeln aus dem DKFZ-Lager vorzunehmen sowie Bestellanforderungen für Waren und Dienstleistungen (Zentralbeschaffungen) anzulegen, die nicht im e.biss-Katalog enthalten sind.

Leistungsspektrum

e.biss bietet nicht nur eine einheitliche Plattform für alle Bestellvorgänge, sondern unterstützt die Wissenschaftler auch durch weitgehende Automatisierung und somit Optimierung der Bestellprozesse.

Für ständig wiederkehrende Bestellungen können individuelle, selbstdefinierte Warenkörbe als Vorlage angelegt und gespeichert werden.
Im Katalog selbst müssen nur Artikel und Menge bestimmt werden, die Eingabe von Artikelbeschreibungen, Bestelleinheiten und Preisen ist bei Direktbestellungen nicht mehr erforderlich.

Eine große Stärke liegt in der Kontierungslogik. Es sind für den Besteller keine buchhalterischen Kenntnisse mehr erforderlich, da das jeweilige Sachkonto und die Kontierung automatisch abgeleitet werden. Der Wissenschaftler muss nur aus individuell voreingestellten Kostenstellen oder Kostenträger wählen, welche der Bestellung zugeordnet werden sollen.

Einen Gewinn an Transparenz hat der Wissenschaftler insbesondere durch die einfachen Such- und Vergleichsfunktionen. Eine Suche anhand bestimmter Parameter über den gesamten Katalog ermöglicht es schnell zu einem Ergebnis zu kommen und ein breites Angebot rasch zu überblicken. Durch die Vergleichsfunktion können mehrere Artikel gegenübergestellt und miteinander verglichen werden um so eine bestmögliche Auswahl treffen zu können.

Einkaufskooperation mit e.biss

Das DKFZ bietet anderen Forschungseinrichtungen im Rahmen eines Lizenz- bzw. Kooperationsvetrages grundsätzlich die Möglichkeit, e.biss mit zu benutzen. Die Anwender profitieren durch diese Kooperationen in erster Linie von besseren Konditionen und gebündeltem Fachwissen.

Die Vorteile auf einen Blick

• Minimierung der Abhängigkeit von einem bestimmten Lieferanten durch den Multi-Supplier-Katalog
• Transparenzgewinn für Einkäufer und Anforderer
• Vermeidung von Benutzungsentgelten für elektronische Marktplätze
• Reduktion von Abweichungen in der Rechnungslegung beschleunigt die Rechnungsbearbeitung und schafft Kostenvorteile durch vermehrte Nutzung des Skontos
• Anwenderfreundlichkeit durch eine einheitliche und einfach zu bedienende Oberfläche für alle Beschaffungsvorgänge
• Keine Notwendigkeit buchhalterischer Kenntnisse des Anforderers durch individuell voreingestellte Kontierungslogik
• Forcierung einer zeitnahen Beschaffung durch direkte Übermittlung der Bestellung vom Anforderer zum Lieferanten
• Zeitersparnis im Vorfeld der Buchung des zentralen Wareneingangs durch die korrekte Bezeichnung der Ware und der Namensnennung des Anforderers
• Drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit und Minimierung von Eingabefehlern durch Übermittlung der Bestelldaten an den Lieferanten ausschließlich auf elektronischem Weg
• Reduktion von Rückfragen durch Vermeidung von Abweichungen bzgl. Artikelnamen, -mengen und -preisen
• Einhaltung des öffentlichen Vergaberechts
• Preis- und Servicevorteile durch Bedarfsbündelung

Auszüge aus Pressemitteilungen

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